1. Préparation des concours

• Dates de présélection : Organiser le concours en ligne entre le 1er septembre et le 31 décembre 2025.

• Infos demandées pour la présélection : Collecter une photo de profil et une photo du meilleur body painting en format A4. Décider si l'envoi se fait par mail ou formulaire en ligne.

• Critères de sélection : Décider du nombre de places réservées pour les débutants (3-4 places). Finaliser les critères.

2. Structure du concours

• Catégories de concours : Valider les catégories "open" et "pinceau-éponge". Déterminer les critères pour chaque catégorie et pour chaque jour.

• Journées et thèmes :

  • Samedi : "Héritage Vivant" (revisiter des styles historiques).

  • Dimanche : "Métamorphoses" (l’évolution et la réinvention).

  • Lundi : "Utopies & Futurs" (vision futuriste et audacieuse).

• Règles pour les concours :

  • Limiter les catégories à un seul type de bodypainting par jour (complet, pas de buste).

  • Décider des rôles des assistants (ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas faire).

  • Définir l’utilisation des prothèses et de l’aérographe selon chaque catégorie.

3. Évaluation et cotation

• Critères d’évaluation : Finaliser les critères (créativité, technique, harmonie des couleurs, respect du thème, impact visuel).

• Cotation : Déterminer si la mise en scène des modèles sera cotée ou séparée.

• Système de cotation : Mettre en place un système de cotation sur tablette.

4. Performances des modèles

• Passage des artistes devant le jury : Déterminer la durée du passage (1 minute 30 sec maximum).

• Passage sur scène : Décider si les performances des modèles seront cotées séparément ou non.

• Gestion de la scène : Organiser la dynamique de passage des modèles et éviter que ce soit monotone.

5. Remise des prix

• Types de prix :

  • 3 prix classiques : Or, Argent, Bronze (ou autre appellation).

  • Prix spécial pour les "jeunes espoirs" (meilleure réalisation pour les nouveaux participants).

  • Prix pour la meilleure performance sur scène.

  • Prix trans-catégories (exemple : prix de l’innovation).

• Fabrication des trophées : Organiser une réunion avec le fabricant pour discuter de la production des trophées.

• Certificats de participation : Prévoir un certificat pour tous les participants (en collaboration avec Maud Rosé, directrice de la communication).

6. Logistique générale

• Organisation de la présélection : Finaliser le processus de présélection en ligne avec les informations requises.

• Coordination avec les jurys : Assurer la disponibilité des jurys pour chaque jour de concours.

• Communication des résultats : Organiser la remise des prix en deux parties distinctes : podium et scène principale.

7. Communication et Promotion

• Mise à jour des informations sur le site : Publier toutes les informations officielles relatives aux concours sur le site dédié.

• Collaboration avec les sponsors : Négocier des partenariats avec des marques pour les prix et dotations.

• Promotion de l’événement : Gérer la visibilité de l’événement et des concours, en assurant une bonne couverture médiatique.

8. Questions à traiter

• Catégories ouvertes et pinceau-éponge : Clarification des critères pour ces catégories.

• Participation des étudiants en maquillage : Examiner l'opportunité de cibler un public étudiant pour les concours du lundi.

9. Suivi et coordination

• Réunions régulières avec les équipes : Organiser des réunions pour clarifier les points en suspens et garantir la cohésion de l’événement.

• Suivi de la logistique : Vérifier les détails logistiques pour assurer le bon déroulement des concours et de la remise des prix.

Cela couvre les principales étapes à accomplir pour organiser le concours, depuis la présélection des artistes jusqu’à la remise des prix et l’évaluation.

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Archives

• Rassembler les discussions clôturées et les points validés.

• Répertorier les informations annexes et les références.

Proposition de solution adaptée

• Formuler une approche simplifiée et structurée pour la première édition du HMC World Festival.

• Analyser les éléments SWOT (forces, faiblesses, opportunités, menaces).

• Affiner la stratégie en fonction des éléments SWOT pour garantir le succès du festival.

Travail avec Alex

• Identifier les facteurs internes et externes de la collaboration.

• Exprimer confiance dans l'équipe et dans le travail avec Éric pour réussir la tâche.

Infos pratiques et logistiques

• Réunir les informations logistiques et d’agencement (plan et agencement à discuter avec Eric Da Cruz lors de la visio du 20 février 2025 à 20h00).

• Identifier les contraintes logistiques et les besoins spécifiques des artistes.

Présélection

• Définir l'identité et les valeurs du festival.

• Choisir des formats et catégories de concours en fonction des possibilités logistiques.

• Décider du terme à utiliser pour désigner les participants (ex. "créateurs", "artistes en performance").

• Valider les catégories et les niveaux (amateur, semi-pro ou unique catégorie).

• S’assurer de la prise en compte des contraintes de temps pour les concours (ex. body painting partiel et travail en équipe).

Thèmes des concours

• Proposer des thèmes connectés par un fil rouge pour chaque jour du festival.

• Définir des mots-clés pour chaque jour (passé - héritage - préservation - mémoire, présent - transformation - valorisation - réflexion, futur - création - imagination - innovation).

Critères d’évaluation des concours

• Mettre en place des critères d’évaluation clairs pour chaque concours.

• Prévoir la présentation des artistes devant le jury et leurs explications sur la performance de leurs modèles.

• Organiser la remise des prix.

Documents à rédiger

• Prévoir des versions en anglais des documents.

• Rédiger une cession de droits pour les modèles et photographes.

• Rédiger des documents pratiques pour les artistes (informations sur le lieu, accès, dates, thèmes, catégories, horaires, présélection, nudité, etc.).

• Rédiger les règles des concours et la grille des participants pour le jury.

• Préparer une version électronique et un backup papier du tableau de classement.

Check-list logistique

• Prévoir un check-in avec signature des documents de droits à l’image.

• Organiser les collations et boissons pour les modèles et le jury.

• Préparer les badges des participants et gérer l’accès.

P.V. des réunions

• Réunion Google Meet du 20/02/2025 avec Yannick, Eric, Estelle, Mathilde et François.

  • Yannick : Présenter la stratégie générale du festival et les autres sections.

  • Eric : Expliquer le plan d’implantation et la logistique sur place (zones jury, photo, scènes).

  • Mathilde : Clarifier les performances des modèles et la gestion des musiques des artistes.

  • Estelle : Assurer la gestion du temps pour les concours et l’inscription des artistes.

  • François : Définir les prix, le rôle des bénévoles et la gestion des scènes.

Actions à suivre :

• Organiser la réunion de suivi avec Dany Sanz et les copilotes du projet lors de la réunion de staff du samedi 22 février 2025.

• Suivre les points soulevés dans le P.V. des réunions et s’assurer de leur mise en place.

Cela devrait fournir une organisation plus claire et structurée des tâches à accomplir pour le festival.

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