Avant propos
Introduction
Le HMC World Festival 2026 est un événement d’envergure mondiale dédié à l’Habillage, au Maquillage, à la Coiffure et aux métiers associés. Il se tiendra les 6, 7 et 8 juin 2026 au Parc Floral de Paris, réunissant des professionnels, des passionnés et des experts du secteur autour de concours, conférences et expositions interactives.
Remerciements
Je tiens à exprimer ma profonde gratitude à toutes les personnes impliquées dans l’organisation du festival. Leur engagement, leur expertise et leur passion permettent à ce projet ambitieux de prendre forme jour après jour.
Officialisation et Décisions Structurantes
L’organisation du HMC World Festival 2026 a été officiellement actée le 22 février 2025. À cette occasion, plusieurs décisions majeures ont été prises :
L’entrée officielle de Dany Sanz en tant que responsable artistique du projet.
La restructuration de la communauté d’experts, anciennement nommée "Comité de curation", désormais supervisée par Dany Sanz.
La signature du procès-verbal de changement de nom et de statut de la communauté française des habilleurs, maquilleurs et coiffeurs, précédemment appelée "Association MakeupMovie".
Quelques modifications dans l’aménagement de la salle Pinede, qui sera utilisée comme village d'exposition.
Une réforme et une mise à jour de la structure interne et de l’organigramme du festival.
Collecte d’Informations et Structuration
Ce rapport est basé sur les travaux de :
Corinne (Scénariste), qui compile les informations générales et la communication officielle de l’organisation.
Mathilde (artemesia) , qui recueille les données artistiques et assiste Dany Sanz dans les premières interactions avec les autres membres.
D’autres personnes se manifestent également pour renforcer l’équipe, et je suis actuellement en discussion avec elles afin de rassembler des personnes compétentes, ouvertes d’esprit et suffisamment disponibles pour gérer les différentes tâches.
Un grand merci à Corinne et Mathilde pour leurs rapports détaillés et déjà publiés, qui ont servi de base à ce document. J’ai enrichi leur travail en intégrant les échanges récents, les objections et propositions notées ces derniers temps.
Collaboration et Négociations
Actuellement, je suis en négociation avec environ 40 unités en France et à l’international, ce qui réduit mon temps de communication personnelle. Toutes ces informations sont prises en compte et traitées avec l’aide de l’intelligence artificielle pour assurer une gestion fluide et efficace.
Conclusion
Le HMC World Festival 2026 continue de se structurer avec le soutien de nombreux acteurs du secteur.
Merci à tous pour votre implication précieuse. Bonne lecture à tous !
Ce rapport sera mis à jour une semaine après la réunion du 22 mars 2025.
Coordonnées de Yannick Doré
yannickdore.com
📧 Mail : contact@hmc-world-events.fr
📞 Téléphone : 0033 6 95 69 56 45
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HMC World Festival 2026 - Communiqué du Lundi 03 Mars 2025
Rapport sur l’Organisation du HMC World Festival 20261) Observation et collecte de donnée
1. Coordination et Communication
Dans le cadre de l'organisation du HMC World Festival 2026, une communauté WhatsApp a été mise en place afin de faciliter les échanges stratégiques. Cette plateforme permet de mieux coordonner les différentes parties prenantes du projet, en dépit des différences entre les membres :
Différences de métier
Différences linguistiques
Différences de résidence
Différences de perception et de vision du projet
Différences de niveau d'implication et d'attentes
Différences de priorités et de responsabilités
Le HMC World Festival repose sur un concept unique et un modèle économique innovant, nécessitant une stratégie marketing et un organigramme précis. Pour assurer une communication efficace, plusieurs canaux sont utilisés :
Réunions présentielles et en visioconférence
Plateformes collaboratives (Notion, Google Site)
Mailing liste pour les communications officielles
Des ajustements sont en cours pour réduire le nombre de notifications, améliorer le suivi des actualités et clarifier les rôles de chacun.
2. Contraintes et Enjeux
Depuis janvier 2024, le projet évolue en fonction de divers facteurs externes :
Contraintes financières
Situation économique mondiale
Contexte politique et administratif
Concurrence avec d'autres événements
Contraintes personnelles des organisateurs et des participants
Malgré ces défis, la stratégie d'organisation continue de se développer avec des objectifs clairs à court terme :
Gérer les 12 000 m² du festival pour accueillir 24 000 visiteurs en 3 jours
Commercialiser les 192 stands prévus avant fin 2025
Finaliser le business plan et les offres de sponsoring avant septembre 2025
L'événement profite également de la fermeture partielle ou totale d'autres festivals (IMATS, WBF Klagenfurt), créant une opportunité pour attirer leurs exposants et partenaires.
3. Structure Organisationnelle
Le festival repose sur deux entités distinctes :
HMC's French Community (ex-Makeupmovie, depuis 2010) – en cours de modification
HMC's World Events (SAS en cours de création)
Ces entités sont organisées autour de cinq pôles de gestion :
Pôle marketing – Maud Rosé
Pôle technique – Eric Da Cruz
Pôle artistique – Dany Sanz (depuis le 22 février 2025)
Pôle administratif – Vacant (géré temporairement par Yannick Doré)
Pôle commercial – Vacant (géré temporairement par Yannick Doré)
Des solutions sont en cours pour renforcer ces pôles et assurer un équilibre organisationnel.
4. Financement et Rémunération
Les revenus du festival sont principalement issus des exposants. Les recettes de la billetterie restent limitées en raison des nombreuses invitations gratuites et offres VIP. Les fonds collectés serviront à :
Rémunérer les animateurs
Défrayer les bénévoles
Couvrir les frais liés aux concours
5. Gestion de la Communauté WhatsApp
Actuellement, 54 personnes font partie de la communauté WhatsApp, sélectionnées parmi 3 0.000 contacts issus des réseaux sociaux. Afin d'éviter la dispersion des informations, 10 groupes WhatsApp thématiques ont été créés. Un guide d'utilisation sera bientôt publié.
6. Prochaine Étape : Réunion du Samedi 22 Mars 2025
Cette réunion sera décisive pour la suite du projet. Chaque participant devra préparer son badge avant l'événement afin d'être intégré à la base de données.
2) Analyse de la situation
1. Communication sur WhatsApp
communauté sur WhatsApp a été drée pour mettre en contact les personnes clés de l'organisation du festival, afin qu'elles puissent discuter ensemble des points stratégiques.La difficulté réside dans les différences entre ces personnes, notamment :Différences de métier,
Différences de langue,
Différences de lieu d'habitation,
Différences de perception,
Différences de point de vue,
Différences de niveau d'implication,
Différences d'attentes,
Différences de priorités,
Différences de responsabilités.
2. Autres moyens de communication
Par ailleurs, le HMC World Festival est un concept unique en son genre, c'est-à-dire innovant dans son approche, avec un modèle économique différent qui requiert un organigramme complexe et un plan marketing sophistiqué. Cela demande une organisation très précise et une application minutieuse.Plusieurs moyens de communication interne ont été mis en place, notamment :Réunions ordinaires et extraordinaires en présentiel (avantages : interaction directe, inconvénients : contraintes de disponibilités et de déplacements),
Communication via Notion (avantages : centralisation des informations, inconvénients : besoin de formation pour certains utilisateurs),
Google Site (avantages : accessibilité, inconvénients : moins interactif),
Mailing liste (avantages : diffusion large et rapide, inconvénients : surcharge d'e-mails),
Réunions ordinaires et extraordinaires en visioconférence (avantages : gain de temps, inconvénients : dépendance à la connexion internet).
3. Questionnement
Points de réflexion :Comment réduire le nombre de notifications tout en restant informé ?
Comment suivre l'actualité sans dispersion ?
Comment recevoir les informations au bon moment ?
Comment définir et annoncer les responsabilités de chacun dans la hiérarchie ?
4. Variables
L'organisation du festival est très complexe, car le projet est ambitieux et a rencontré de nombreux défis depuis son lancement en janvier 2024. Le projet évolue constamment sous l'effet de divers facteurs externes parfois imprévisibles, tels que :Facteurs financiers,
Facteurs économiques mondiaux,
Contraintes administratives et politiques,
Concurrence externe indirecte,
Contraintes personnelles (changements de situation, aléas de la vie, etc.),
Communication croisée.
5. Organisateurs
L'équipe d'organisation du festival est en sous-effectif. L'organisation repose sur deux entités distinctes :L'association "HMC's French Community", anciennement "MakeupMovie" depuis 2010, en cours de modification,
La société "HMC's World Events", une SAS en cours de création.
6. Pôles d'activité
Ces deux entités s'appuient sur cinq pôles pour la gestion du festival :Pôle marketing (géré par Maud Rosé),
Pôle technique (géré par Eric Da Cruz),
Pôle artistique (anciennement géré par Yannick Doré, depuis le 22 février 2025 géré par Dany Sanz),
Pôle administratif (anciennement géré par Céline Brosset, actuellement géré par Yannick Doré en attendant un responsable définitif),
Pôle commercial (anciennement géré par un sous-traitant, actuellement géré par Yannick Doré en attendant un responsable définitif).
7. Déséquilibrage constaté
Cette situation crée parfois des déséquilibres dans la coordination générale du projet, mais des ajustements sont en cours pour les résoudre.Défis actuels :Nous n'avons pas encore obtenu le financement à la hauteur de nos besoins,
Le projet repose actuellement sur du bénévolat,
La coordination internationale a progressé plus rapidement que la coordination en France, grâce aux groupes Facebook du festival,
Les discussions stratégiques et les négociations importantes sont souvent gérées via ces communautés en ligne et analysées par des outils d'intelligence artificielle.
8. Anjeux
Chiffres clés du festival :12 000 m² à gérer sur 3 jours,
24 000 entrées prévues (soit environ 8 000 par jour),
2 000 m² d'espaces commerciaux à louer,
192 stands à commercialiser avant fin 2025.
9. Point a améliorer
L'événement repose principalement sur les exposants, car les revenus des visiteurs restent marginaux, une fois déduits les invitations gratuites, les partenariats, les VIP et les frais divers. Une partie des revenus servira à rémunérer les animateurs, à couvrir les dépenses liées aux concours (prix, coordination, etc.) et à défrayer les bénévoles.Prochaines étapes :Finaliser divers documents avant le 1er septembre 2025 (contrats, autorisations, statuts, dossiers de presse, fiches techniques, etc.),
Améliorer la coordination et la gestion des tâches,
Affiner le plan de communication interne et externe.
10. Se responsabiliser
Concernant WhatsApp : Actuellement, la communauté WhatsApp regroupe environ 54 personnes, sélectionnées parmi 30. 000 contacts via Facebook et Instagram. Le nombre de groupes est limité à 10 pour assurer une gestion efficace. Un guide d'utilisation spécifique à WhatsApp sera publié prochainement.Prochaine réunion publique du festival :Date : Samedi 22 mars 2025
Objectif : Prendre des décisions stratégiques
Participation : Gérée via la billetterie avec un logiciel adapté
Merci à tous pour votre implication. Continuons à avancer ensemble pour assurer le succès du festival !
3) Rapport sur la gestion de l'organisation et des communications interne
1. Adoption d'une attitude professionnelle
Défis :
Importance de la collecte, du traitement, de la distribution et de l'archivage efficace des informations.
Automatisation des communications pour minimiser les oublis et maximiser l'efficacité.
Collaboration avec des sociétés spécialisées en gestion de salons professionnels (WWE Event, Etch Event, Miweo, International Modeling, Glevnet, etc.).
Tout oubli peut entraîner des pertes financières significatives (ex. : perte d'exposants, retards de paiement, perte de financement).
Complexités de la coordination :
Différences entre les participants : métier, langue, lieu de résidence, perception, implication, priorités, responsabilités.
Le HMC World Festival est un concept unique, demandant une organisation précise et rigoureuse.
Divers moyens de communication mis en place :
Réunions présentielles : Favorisent l'échange direct mais demandent des déplacements.
Communication via Notion : Centralisation des informations, mais courbe d'apprentissage.
Google Sites : Facile d'accès mais moins interactif.
Mailing liste : Bonne diffusion, mais surcharge d'e-mails.
Réunions en visioconférence : Accessible mais moins engageant.
WhatsApp : Communication rapide mais risque de surcharge de notifications.
Points à améliorer :
Réduction du nombre de notifications.
Accès simplifié à l'actualité sans dispersion.
Clarification des responsabilités et de la hiérarchie.
2. Organisation générale du festival
Structure organisationnelle
Deux entités :
HMC's French Community (ex-Makeupmovie, association depuis 2010, en cours de modification).
HMC's World Events (SAS en cours de création).
Cinq pôles de gestion :
Pôle marketing (Maud Rosé).
Pôle technique (Eric Da Cruz).
Pôle artistique (passage de Yannick Doré à Dany Sanz dès le 22 février 2025).
Pôle administratif (actuellement géré par Yannick Doré en attendant un directeur).
Pôle commercial (poste vacant, géré temporairement par Yannick Doré).
Déséquilibre temporaire dans la coordination en raison du manque de personnel administratif et commercial.
Contraintes et facteurs d'évolution
Absence de financement suffisant, recours aux bénévoles.
Progrès plus rapide à l'international qu'en France.
Facteurs de changement :
Financiers.
Économiques mondiaux.
Contraintes politiques et administratives.
Concurrence indirecte.
Contraintes personnelles et aléas divers.
Données clés du festival
Superficie à gérer : 12 000 m² sur 3 jours.
Entrées attendues : 24 000 (8 000 par jour).
Stands à louer avant fin 2025 : 192.
Délais :
Offres de packages exposants disponibles avant le 1er septembre 2025.
Business plan et prévisionnels à finaliser.
Opportunités de croissance
Arrêt partiel ou définitif d'événements concurrents (IMATS, WBF Klagenfurt 2025) permet d'attirer leurs exposants.
Les exposants sont la principale source de revenus (billetterie peu rentable après prise en compte des entrées gratuites, fraudes et invitations VIP).
Rémunération prioritaire des animateurs, frais des concours et coordination générale.
3. Actions prioritaires
Améliorations à apporter avant le prochain rapport (fin mars 2025)
Évaluation du temps et de l'énergie que chacun peut consacrer au projet.
Clarification des attentes personnelles et professionnelles.
Structuration des tâches pour éviter les doublons.
Collecte et archivage efficace des informations.
Documents à finaliser avant septembre 2025
Droits d'image.
Contrats de collaboration interne.
Statuts de l'association et de la SAS.
Contrats pour juges, concurrents, exposants, animateurs et bénévoles.
Fiches des conférences et plan du festival.
Offres de sponsoring et partenariat.
Plans de sécurité et de gestion des incidents.
Gestion de la communauté WhatsApp
54 membres sélectionnés parmi 30.000 contacts.
10 groupes actifs pour structurer les discussions.
Communication réglementée pour éviter les discussions hors sujet.
Un guide d'utilisation sera publié prochainement.
Prochaine échéance : Réunion publique du 22 mars 2025
Prise de décisions stratégiques.
Gestion de la billetterie et suivi des présences.
Adaptation à une attitude professionnelle (établissement des badges, intégration dans la base de données).
Conclusion
L'organisation progresse bien malgré des contraintes. La structuration des responsabilités et la clarification des priorités restent des axes d'amélioration majeurs. Le succès du festival repose sur la mobilisation et la communication efficace de tous les acteurs impliqués.
4) Rapport sur l'organisation générale des 9 concours du HMC World Festival 2026
1. Besoin d'une stratégie général dans la communication interne Par WhatsApp
Pourquoi attendre un communiqué détaillé sur l'organisation des concours, y compris les 3 concours de body painting ?
L'organisation de ces concours est complexe et nécessite une structuration précise avant de publier un communiqué officiel. Plusieurs paramètres doivent être validés, notamment les règles de participation, le calendrier, les critères de sélection, les modalités de présélection et les aspects logistiques. Une annonce prématurée pourrait engendrer des incompréhensions et des ajustements successifs qui compliqueraient l'organisation.
Les défis de la communication entre les organisateurs.
Une communauté WhatsApp a été créée pour mettre en relation les personnes clés de l'organisation. Cependant, plusieurs obstacles freinent les discussions stratégiques :
Différences de métier
Différences de langue
Différences de lieu d'habitation
Différences de perception et de point de vue
Différences de niveau d'implication
Différences d'attentes et de priorités
Différences de responsabilités
Un concept unique et une organisation complexe Le HMC World Festival est un événement unique avec un modèle économique innovant. Son organisation repose sur un organigramme complexe et une stratégie marketing délicate. Plusieurs méthodes de communication interne sont mises en place :
Réunions ordinaires et extraordinaires présentielles : efficaces pour des discussions stratégiques, mais contraignantes en termes de logistique.
Communication via Notion : permet un suivi précis, mais peut sembler complexe pour certains utilisateurs.
Utilisation de Google Site : bon pour le partage d'informations structurées, mais manque d'interactivité.
Mailing liste : efficace pour diffuser des informations, mais risque de surcharge de notifications.
Réunions en visioconférence : facilitent la participation à distance, mais dépendent de la connexion internet.
Les retours recueillis incluent les problématiques suivantes :
Réduction du nombre de notifications
Accès à l'actualité sans dispersion
Réception d'informations au bon moment
Clarification des responsabilités et de la hiérarchie
Les facteurs externes influençant l'évolution du projet Le festival évolue constamment depuis son annonce en janvier 2024. Plusieurs facteurs externes impactent son organisation :
Facteurs financiers
Économie mondiale
Contexte politique et contraintes administratives
Concurrence indirecte
Contraintes personnelles (changements de situation, événements imprévus, etc.)
2. Autres points
6. Objectifs et attentes des participants Chaque membre doit définir son niveau d'engagement et ses attentes vis-à-vis du projet :
Recherche de financement
Satisfaction personnelle
Expansion du réseau professionnel
Opportunités de formation et d'amélioration
Positionnement professionnel
Création de liens amicaux
7. Les enjeux logistiques du festival
12 000 m2 à gérer sur 3 jours
24 000 entrées (8 000 par jour en moyenne)
2 000 m2 à commercialiser avec 192 stands à louer avant fin 2025
Préparation et finalisation des packages exposants avant le 1er septembre 2025
Gestion de la billetterie et respect du rétroplanning
Validation des documents nécessaires : contrats, droits d'image, statuts juridiques, plans de sécurité, dossier de presse, etc.
8. Perspectives et points positifs La disparition de certains événements majeurs (IMATS, WBF Klagenfurt) offre des opportunités pour récupérer des exposants. Le financement dépend principalement des exposants, et non des entrées visiteurs, souvent réduites par les invitations et les offres VIP.
9. Organisation et structuration des échanges WhatsApp joue un rôle central avec environ 54 membres actifs, sélectionnés parmi 30. 000 contacts sur Facebook et Instagram. 10 groupes thématiques ont été créés pour structurer les discussions et éviter la surcharge d'informations.
10. Consignes pour une meilleure organisation
Porter son badge pour toute participation aux événements
Distribuer les tâches efficacement
Centraliser et trier les informations avant diffusion
Adapter une attitude professionnelle
Conclusion L'organisation du HMC World Festival 2026 est un défi ambitieux, mais les avancées récentes confirment sa progression. La stratégie de communication et de gestion des ressources humaines doit encore s'affiner pour garantir un événement réussi.Des ajustements sont en cours pour équilibrer la coordination générale du projet.
5) Rapport sur la communauté WhatsApp du festival
Pourquoi attendre un communiqué détaillé sur WhatsApp ? 1. Diagnostique
La création d’une communauté WhatsApp pour le HMC World Festival 2026 vise à faciliter les échanges stratégiques entre les acteurs clés de l’organisation. Cependant, cette initiative est confrontée à plusieurs défis majeurs : diversité des métiers, des langues, des lieux de résidence, des visions, des niveaux d’implication et des attentes. Cette diversité, bien que source de richesse, rend la coordination particulièrement complexe.
De plus, le HMC World Festival est un concept unique en son genre, avec un modèle économique novateur et une organisation exigeant une précision extrême. Cela implique une structuration rigoureuse et l’utilisation de plusieurs canaux de communication : réunions en présentiel ou en visioconférence, échanges via Notion, Google Site, mailing-list… Chaque canal a ses avantages et ses limites, ce qui nécessite une adaptation constante.
L’organisation de l’événement est d’autant plus complexe qu’elle évolue en permanence en fonction de nombreux facteurs externes : contraintes financières, contexte économique mondial, contraintes administratives, concurrence, imprévus personnels, etc. Ces ajustements constants expliquent pourquoi des décisions stratégiques doivent être prises après analyse approfondie et ne peuvent pas être annoncées de manière précipitée.
1. recherche de la solution
Actuellement, l’organisation repose sur deux entités :
L’association HMC’s French Community, anciennement Makeupmovie, en cours de modification.
La société HMC’s World Events, une SAS en cours de création.
Les cinq pôles de gestion (marketing, technique, artistique, administratif et commercial) sont encore en phase de structuration, ce qui peut occasionner des déséquilibres temporaires. Toutefois, des efforts sont en cours pour optimiser la coordination et assurer une communication fluide.
Concernant WhatsApp, l’outil est essentiel mais nécessite un usage maîtrisé. Aujourd’hui, environ 54 personnes y sont actives, soigneusement sélectionnées parmi plusieurs milliers de contacts. L’objectif est de structurer ces échanges pour éviter les dispersions et garantir une transmission efficace des informations. Un communiqué spécifique sera bientôt publié pour clarifier l’utilisation de cette plateforme et améliorer l’expérience des participants.
Enfin, il est important de rappeler que les grandes décisions seront prises lors de la réunion du 22 mars 2025. D’ici là, chacun est invité à se concentrer sur son rôle, à organiser ses priorités et à optimiser son engagement en fonction de ses disponibilités. L’organisation avance bien, et chaque contribution compte pour assurer la réussite de cet événement d’envergure.
Un rapport plus détaillé sera publié une semaine après la réunion du 22 mars. Merci de votre patience et de votre engagement !
6) Analyse SWOT de la situation :
Analyse SWOT de la communauté WhatsApp et de l'organisation du HMC World Festival 20261. Forces :
Mise en relation rapide et efficace des acteurs clés de l'organisation.
Concept unique du festival, innovant et attractif.
Réseau de contacts large et international.
Outils de communication variés et adaptés aux besoins (WhatsApp, Notion, Google Site, mailing liste, réunions physiques et virtuelles).
Forte implication des membres de la communauté.
Soutien et engouement international supérieur à celui de la France.
Opportunités nées de l'arrêt d'autres événements concurrents.
Bonne réputation du festival et intérêt croissant des professionnels du secteur.
2. Faiblesses :
Diversité des profils impliquant des différences de perception, de priorités et d'implication.
Complexité organisationnelle due à l'existence de deux entités distinctes (association et SAS en création).
Manque de personnel dans les pôles administratif et commercial.
Difficulté à gérer le flux d'informations et les notifications excessives.
Difficulté à structurer l'organigramme et à définir les responsabilités clairement.
Financement insuffisant pour garantir une stabilité organisationnelle.
Absence d'un système centralisé pour la gestion des informations et des tâches.
3. Opportunités :
Potentiel de recrutement de nouveaux partenaires et sponsors.
Arrêt partiel ou total de certains événements majeurs dans le secteur (IMATS, WBF).
Expansion du concept à l'international après 2030.
Utilisation croissante de l'intelligence artificielle pour l'analyse des stratégies et des tendances.
Possibilités d'optimisation des outils de communication interne pour améliorer l'efficacité.
Développement d'une stratégie de communication hybride (physique et digitale) pour renforcer la présence du festival.
Renforcement des collaborations avec des écoles, entreprises et institutions du secteur.
4. Menaces :
Contraintes financières et économiques impactant le développement du festival.
Instabilité politique et réglementations administratives pouvant ralentir les procédures.
Concurrence accrue d'autres événements similaires.
Difficultés à structurer une équipe stable et efficace sur le long terme.
Risque de surcharge d'information et de dispersion des acteurs.
Problèmes logistiques liés à l'organisation d'un événement de cette ampleur (12 000 m², 24 000 visiteurs, 192 stands).
Risque de désengagement de certains partenaires stratégiques.
5. Synthèse des points sensibles à améliorer :
Optimisation de la gestion de l'information : réduction des notifications, meilleure structuration des messages et des canaux de communication.
Clarification des rôles et responsabilités : définition claire des missions de chaque membre et remplissage des postes vacants.
Amélioration du financement : renforcement de la recherche de sponsors et d'exposants.
Coordination entre les entités organisatrices : harmonisation du fonctionnement entre l'association et la SAS.
Meilleure répartition des tâches : éviter les doublons et améliorer la collaboration.
Suivi des évolutions et ajustement stratégique : intégration des retours d'expérience et ajustement de la stratégie en fonction des changements de contexte.
Structuration d'un système centralisé de gestion : plateforme unique pour suivre les informations et les tâches en temps réel.
6. Prochaines étapes avant la réunion du 22 mars 2025 :
Chacun doit évaluer son niveau d'engagement et sa disponibilité.
Identification des attentes des membres (financières, personnelles, réseautage, formation, positionnement professionnel, etc.).
Finalisation du business plan et des prévisionnels financiers.
Structuration des offres de sponsoring et des packages exposants avant le 1er septembre 2025.
Avancement des documents administratifs et contractuels.
Mise en place d'une meilleure coordination pour la billetterie et la logistique.
Implémentation d'un système unique de gestion de projet pour centraliser les informations.
7) FICHE DE TÂCHES POUR L'ORGANISATION DU HMC WORLD FESTIVAL 2026
Objectifs et planification des tâches1. Court terme (jusqu'au 22 mars 2025)
Organisation interne et coordination
Clarification des rôles et disponibilités : Qui fait quoi ? Combien de temps peut-il y consacrer ? Quel est le niveau de bénévolat et quelles sont les attentes en échange d'une éventuelle rémunération ?
Optimisation des canaux de communication :
WhatsApp : Diminuer les notifications inutiles et structurer les discussions.
Réunions présentielles et en visioconférence : Planifier les prochaines réunions et clarifier les attentes.
Notion / Google Site / Mailing liste : Récapitulatif des avantages et inconvénients de chaque canal pour une meilleure gestion.
Organisation de la réunion du 22 mars 2025 :
Définir les décisions à prendre.
Assurer la présence des acteurs clés.
Planifier les actions post-réunion.
2. Moyen terme (jusqu'au 1er septembre 2025)
Structuration et consolidation de l'organisation
Recrutement des directeurs des pôles administratif et commercial.
Mise en place des documents officiels :
Droits d'image, contrats de collaboration, statut de l'association et de la SAS.
Contrats pour juges, concurrents, exposants, animateurs, bénévoles et sous-traitants.
Plan de communication interne et externe.
Autorisations municipales et protocoles de sécurité.
Commercialisation des stands :
192 stands à louer avant fin 2025.
Finalisation et publication des offres de packages.
Préparation des documents pour les sponsors et partenaires.
Finalisation du business plan et du prévisionnel financier.
Optimisation de la stratégie marketing internationale :
Stratégie digitale et communautaire (groupes Facebook, site web, application mobile, influenceurs, etc.).
Analyse des retours et adaptation de la stratégie.
3. Long terme (jusqu'au 31 décembre 2025)
Finalisation et mise en place des infrastructures
Planification logistique finale :
Gestion des entrées et billetterie.
Préparation des infrastructures pour accueillir les 24 000 visiteurs prévus.
Organisation des concours et sélections des candidats.
Rédaction et diffusion du dossier de presse.
Coordination avec les partenaires et sponsors pour assurer le financement.
Préparation du déploiement international post-2026.
4. Suivi et adaptation
Analyser régulièrement les retours et ajuster les stratégies.
Maintenir une communication efficace malgré les différences de perception, de priorités et d'implication.
Assurer la cohésion entre les équipes et optimiser la répartition des tâches pour réduire la charge de travail.